GESTIÓN DOCUMENTAL
Tanto en una pequeña empresa local como en una multinacional en expansión, la forma de gestionar los documentos repercute directamente en la eficiencia para hacer negocios.
El servicio de control documental de Ricoh, Gestión Documental, está aquí para ayudarte a tomar el control de la gestión y la monitorización de tu entorno documental. Ofrecemos una suite integrada y escalable de aplicaciones y herramientas que trabajan conjuntamente para simplificar el control de los documentos.
Además de satisfacer los objetivos de seguridad, sostenibilidad y cumplimiento normativo, nuestros clientes han logrado hasta un 40 % de ahorro directo en los costes de explotación tras la implementación de nuestra solución.
Nuestro servicio de control documental potencia tus procesos de documentos de la siguiente manera:
- Monitoriza el uso de tus dispositivos
- Gestiona el acceso de los usuarios y la actividad de impresión mediante el establecimiento de sistemas de autenticación y cuotas
- Mejora la seguridad de los documentos con una sólida autenticación de usuario
- Garantiza la conformidad con el cumplimiento normativo mediante informes precisos
- Mejora la eficiencia mediante la conversión de los documentos en papel en documentos digitales para una rápida distribución electrónica
- Aumenta la productividad de la empresa con flujos de trabajo de documentos personales
Todo esto a través de una interfaz de usuario intuitiva que te permite gestionar tus procesos y todos los dispositivos de tu red a través de una herramienta de gestión de ventanilla única.
Características y ventajas
El servicio de gestión documental de Ricoh es escalable y se puede adaptar a tu entorno. Ofrecemos un apoyo total en todo momento y te ayudamos a monitorizar y actualizar tus procesos a medida que cambien tus necesidades.
Nuestra suite de gestión integrada te ayudará a:
Reducir los costes operativos
- Maximiza la eficiencia de las adquisiciones con una suite de aplicaciones todo en uno de un único proveedor
- Utiliza cuotas para hacer respetar el uso máximo de los dispositivos y garantizar la configuración más económica
- Reduce los gastos operativos y ahorra tiempo al simplificar la gestión, la monitorización y el control para los administradores de TI
- Aumenta la eficiencia del personal con una interfaz de usuario unificada
- Mejora los procesos
- Facilita al personal el escaneo y la distribución de documentos de forma digital para mejorar el acceso a los documentos y su flujo de trabajo en toda la compañía
- Aumenta la precisión y mejora la colaboración y la productividad de modo que la información esté disponible rápidamente
Proteger los documentos confidenciales
- Mantén los documentos confidenciales a salvo de usuarios no autorizados con la función de autorización de documentos que restringe la impresión de documentos a sus propietarios
- Incorpora documentos vulnerables en papel a flujos de trabajo digitales seguros
Simplificar aspectos complejos del cumplimiento normativo
- Satisfaz la necesidad de procesos uniformes y bien documentados
- Utiliza un seguimiento preciso y completo para demostrar el cumplimiento
- Realiza un seguimiento de los registros de trabajos de los usuarios para fines de auditoría
